タイムカードがない。
それでも残業時間を証明する方法

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記録がないのは会社の責任

労働安全衛生法は、事業者に労働時間の状況の把握を義務づけています。賃金台帳にも労働時間の記載が必要です。

記録がないことで不利になるのは、本来は会社側です。

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使える記録

• PCのログイン・ログアウト記録
• メール・チャットの送信時刻
• 業務システムの操作履歴
• 日報、営業記録、納品書の日時
• 入退室の記録、防犯カメラ
• 同僚の証言

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立証の考え方

裁判では、一定の時間働いていたことが推認されると、その範囲で認められる傾向があります。1日ごとに厳密に証明する必要はありません。

「平均して何時間残業していたか」を、複数の記録で示すのが現実的です。

ログから月の残業時間を積み上げる手順

記録がない場合、複数の痕跡を突き合わせて1日の労働時間を復元します。実際の手順は次のとおりです。

1. 1日の始まりと終わりを拾うPCのログイン／ログアウト、メールの送信時刻、社内チャットの発言時刻。最も早い時刻と最も遅い時刻を、その日の両端にします。
2. 所定時間を引く9時始業・18時終業なら、拘束時間から休憩1時間を引いた8時間が所定内。それを超える部分が時間外の候補です。
3. 空白を埋めるログがない日は、日報、打合せの議事録、取引先とのメールから補います。1日単位で穴が空いても、月の傾向は出せます。
4. 月ごとに合計する日ごとの時間外を合計し、休日労働と深夜労働を分けて集計します。ここで初めて、割増率ごとの金額が出せます。

実例：ログイン8:45／ログアウト21:30の日が月18日、休日出勤が月2日（各8時間）あった場合。拘束12時間45分から休憩1時間を引き、所定8時間を超える部分は1日あたり3時間45分。18日で67.5時間、休日16時間。時間外は67.5時間なので、60時間を超える7.5時間は50%で計算します。

この積み上げは、完璧である必要はありません。「記録がないから0」ではなく「これだけの痕跡がある」と示すことが、交渉の出発点になります。

立証の強さは3段階。何がどれくらい効くか

証拠には強弱があります。すべてを揃える必要はなく、強いものを1つ持っているかが分かれ目です。

会社が記録を保存していないこと自体が、会社側の不利益になります。労働基準法は賃金台帳の保存を義務づけており、労働時間の把握も使用者の責務です。記録がない状態で「働いていない」と主張しても、裏付けがなければ通りません。

実務では、「中くらい」の証拠を束ねて「強い」に近づける方法が取られます。ログ、メール、日報、シフト表を時系列で並べ、1日の労働時間を復元する資料を作ります。1種類で完璧を目指すより、複数で補い合う方が現実的です。

推計が認められる条件。裁判所は何を見るか

記録がない場合、労働者の積み上げがそのまま認められるわけでも、完全に否定されるわけでもありません。裁判所は次の3点を見ます。

1. 業務量と時間の整合担当していた業務が、所定時間内に収まる量だったか。取引先数、処理件数、受け持ち顧客数から、残業が避けられなかったかを示します。
2. 会社の関与上司が退勤時刻を認識していたか、深夜のメールに返信していたか。会社が「知り得た」状態だったかが問われます。
3. 記録の一貫性積み上げた時間が、月ごとに突然2倍になったりしていないか。浮いた数字は、全体の信用を落とします。

実務では、「推計の根拠を数式で示す」ことが有効です。たとえば「担当顧客40件、1件あたり平均25分の訪問準備で月約16.7時間。所定内で処理できるのは10時間分なので、6.7時間が超過」といった形です。業務量から逆算した数字は、記憶による申告より説得力を持ちます。

逆に弱いのは、「だいたい毎日2時間残業していた」という概括的な主張だけです。日付と時刻の裏付けが1つもないと、金額の認定まで届きません。全部の日を揃える必要はなく、典型となる1週間を詳細に復元する方が現実的です。

1週間を実測すると、月の数字が見える

記録がないときに最初にやるべきは、「典型の1週間」を選んで時刻を復元することです。全部の日を揃える必要はありません。残業が平均的な週を1つ選び、ログと記憶から時刻を埋めます。

この週の時間外は13時間。月に換算すると、13時間×52週÷12か月＝約56時間です。年間52週で割るのは、月ごとの日数差を均すためです。31日の月と28日の月を同じ30日で扱うと、数字がぶれます。

56時間なら、月60時間のラインは超えていません。ここで「繁忙期はもっと多い」という月があれば、その月だけ別に積み上げます。年間を通して一律の数字を主張するより、「通常月56時間、繁忙月◯時間」と分けて示す方が信用されます。

単価1,500円なら、月56時間で105,000円（1,500×1.25×56）。3年分で378万円です。週13時間という地味な数字が、これだけの金額になります。

会社が記録を出さないとき、どう扱われるか

会社には、労働時間を把握し、賃金台帳を保存する義務があります。記録がないのは会社の落ち度であり、その不利益を労働者が負うわけではありません。

とくに3つ目は重い事情です。打刻を上司が消していた、残業申請を却下していたといった事実があれば、他の月の数字も「実際より少なく記録されている」と推認されます。1か所の不自然さが、全体の評価を変えます。

実務では、「記録が出ないこと」を前提に資料を作るのが正解です。会社が出すのを待つのではなく、自分側の積み上げを先に固めます。ログ、メール、日報、シフト表、業務量の記録。これらを時系列に並べた1枚の表があれば、交渉の初回から具体的な金額の話に入れます。