内容証明の書き方。
何を書けば効くのか

01

書くべき5項目

1. 請求する期間いつからいつまでの分か。
2. 時間数時間外・休日・深夜に分けて。
3. 計算根拠基礎賃金と割増率。式を示します。
4. 請求額合計金額。
5. 支払期限期限を過ぎた場合の対応も書きます。

02

送り方

郵便局の窓口で内容証明＋配達証明を差し出します。控えと配達記録は保管します。

会社宛てにするか代表者宛てにするかは、登記や就業規則で確認します。

03

送った後が本番

催告の効果は6か月の完成猶予だけです。6か月以内に労働審判か訴訟を提起しないと、時効が完成します。

「内容証明を送ったから安心」が、最も多い誤解です。

文面の実例。そのまま使える構成

内容証明は、決まった書式があるわけではありません。ただし、書くべき要素は決まっています。以下は最小限の構成例です。

ポイントは3つです。①いつからいつまで働いたか ②何時間の残業があったか ③いくら足りないか。この3つが具体的であればあるほど、相手は「無視する」判断をしにくくなります。

計算書を別紙で添えると効果的です。月ごとに「実労働時間・所定時間・時間外時間・単価・割増率・支払済額・不足額」を並べた表を作ります。金額の根拠が追えることが、交渉力になります。

送った後の6か月。やること・やってはいけないこと

内容証明を送った日から6か月が、勝負の期間です。ここでの行動が結果を決めます。

やってはいけないことは3つです。1つ目は、送ったことで満足して待つこと。猶予は6か月で、過ぎれば時効が完成します。2つ目は、口頭の約束で安心すること。「来月払う」と言われても、書面がなければ債務の承認として認められないことがあります。3つ目は、金額を大きく譲って即金を優先すること。相場より低い和解は、後の審判で「合意済み」と主張されます。

会社が「支払います」と書面で回答した場合、その時点から時効がやり直しになります。この場合は6か月の制約から解放されるので、分割払いの交渉にも時間を使えます。ただし、書面に「支払う」と明記されていることが条件です。「検討します」では承認になりません。

送る前の最終チェック5点

内容証明は一度送ると撤回できません。差し出す前に、次の5点を確認してください。

見落としやすいのが「請求する範囲」の書き方です。「未払い残業代を請求します」だけでは、いつの分かが特定できません。「2023年10月分から2026年9月分まで」と月単位で区切ります。

もう1つ、送り主の住所も重要です。住民票の住所と違う場所から送ると、会社側が「本人確認ができない」と主張することがあります。現住所と氏名を正確に記載してください。

内容証明・配達証明・特定記録の違い

郵便局の証明サービスは3種類あり、役割が違います。混同すると、送った事実は残っても中身を争われることになります。

残業代の請求では、内容証明＋配達証明が標準です。内容証明だけでは「届いたか」が証明できず、配達証明だけでは「何を送ったか」が証明できません。両方付けて初めて、「この文面が、この日に届いた」と言えます。

特定記録は、受取人の署名が不要でポストに投函されます。安く済みますが、「届いた」ことの証明は配達記録ほど強くありません。相手が「見ていない」と主張する余地が残ります。時効を止める目的なら、配達証明を省く理由はありません。

差出人控えは、郵便局で交付される書類です。文面のコピーと合わせて、1つの封筒に入れて保管してください。労働審判では、この控えを証拠として提出します。

会社が無視したとき、次に何が起きるか

内容証明を送っても、会社が反応しないことは珍しくありません。その後の展開を、現実的に整理します。

「払えない」という回答は、実は有利な事情です。債務を認めたことになるので、その時点から時効がやり直しになります。分割払いにする場合も、「いつ、いくら、何回」を書面に落とすことが条件です。口約束では、後から「そんな約束はしていない」で崩れます。

返答がない場合は、6か月を待つ必要はありません。猶予は6か月ありますが、待つほど有利になるわけではないからです。むしろ、会社が対応を準備する時間を与えることになります。返答がなければ1か月を目安に、労働審判の準備に移ります。